REGLAMENTO INTERNO DE SEGURIDAD CONTRA ROBOS
REGLAMENTO INTERNO
DE SEGURIDAD CONTRA ROBOS
INTRODUCCIÓN
La pérdida causada por hurtos y robos puede reducirse o evitarse
si los responsables de la administración toman más
precauciones para evitarlos.
La
productividad y la seguridad son temas que han cobrado gran importancia dentro
de las empresas. Incendios, robos, accidentes y ciberataques son algunos factores que
pueden poner en riesgo tus instalaciones.
Por ello, los directivos procuran que el ambiente de trabajo cuente con todas las medidas necesarias para que sea un lugar cómodo y seguro.
En las empresas, existen factores internos y
externos que pueden afectar la seguridad y salud de tus empleados, así como,
comprometer la formalidad de la organización. Por ello, es importante prevenir
la ocurrencia de actos y condiciones inseguras.
Además, debido a la alta competitividad, es
fundamental apegarse a las medidas y reglas adoptadas, con el objetivo de prevenir accidentes y minimizar los riesgos, para
el establecimiento de condiciones seguras en el ambiente de trabajo.
Los sistemas de seguridad
en las empresas, ayudan a enfrentar el desafío de quienes
se encargan de las medidas preventivas que ayudan a preservar la integridad
física y moral de cada uno de los colaboradores.
OBJETIVO
Evitar los hurtos y robos a la institución, haciendo saber sus
responsabilidades al personal responsable de la seguridad y custodia del
dinero.
DIRIGIDO:
A todos los que intervienen en el actuar y manejo administrativo y que deben cumplir con las disposiciones y medidas que a
continuación se indican:
MEDIDAS DE PREVENCIÓN DE HURTOS
1. Las cerraduras de las puertas de concepto
avanzado no sirven para nada si una escalera que se deja afuera (en el patio o
jardín) contra el lado del edificio le provee al ladrón acceso fácil a una
ventana del segundo piso o a la azotea.
2. Asegúrese que todas las cerraduras en las
puertas y las ventanas son fuertes y adecuadas para hacer lo que deben hacer.
Si tiene alguna duda, consulte un cerrajero, un carpintero, o un comerciante de
ferretería capacitados.
3. Manténgase en alerta mientras el responsable
del inmueble abre y cierran las puertas principales . Esté alerta de
cualquier persona sospechosa que remolonea cerca.
4. Mantenga un registro de los números de serie de
los mobiliarios, enseres, equipos, etc. (Inventario con código de barras) que
debe ser revisado periódicamente por la administración.
5. Examine de modo cuidadoso a sus futuros
empleados antes de contratarlos. Revise cuidadosamente sus referencias. Debe
verificarse los datos consignados en su hoja de vida o CV. El responsable de la
evaluación debe estar a cargo del área de recursos humanos y/o administración.
6. Mantenga sólo un mínimo de dinero en efectivo
en la localidad. Frecuentemente deposite el dinero en una caja fuerte o en el
banco.
7. Instalar un sistema de alarma en las oficinas donde se
guarde dinero o se cobre, así como en la puerta principal, verifíquelo con
regularidad para determinar si está trabajando perfectamente.
8. Instalar cámaras de seguridad en las zonas más
vulnerables.
9. Sepa a todo tiempo dónde están todas las llaves. La administración es la única responsable de tener los duplicados de todas las llaves de las instalaciones. Solo el guardián debe manejar las llaves de las puertas principales de ingreso al predio. Un sistema de control de llaves pobre nos deja en una posición vulnerable de adentro y de afuera de las instalaciones.
10. Cambiar las combinaciones de las cerraduras periódicamente.
11. Cambie la combinación de su caja fuerte
periódicamente y la clave téngalo registrado en una agenda en la vivienda de la
administración y no en su oficina.
12. Estacione los vehículos de la compañía separados del edificio para que no puedan ser usados para trepar a la azotea o para que no obstruyan la vista de las entradas.
13. Contar con un lugar seguro para que el personal tengan un lugar seguro en donde dejar sus posesiones (bolsos y ropa de calle) durante las horas de trabajo. Los cajones o gavetas de los escritorios en las oficinas que se dejan abiertos sin llave son sitios favoritos para depositar los bolsos, y un sitio primario para los ladrones.
14. Instale luz adecuada adentro así como afuera.
Recuerde que los ladrones buscan la oscuridad u otro modo de ocultarse. Una
propiedad bien iluminada tiene mucho menos apelo para el criminal.
15. No establezca una hora o ruta habitual cuando
haga depósitos en el banco. Los criminales pronto se dan cuenta de esto.
16. No discuta cuestiones del negocio con el
pagador del banco. La persona detrás de usted en la fila podrá estar familiarizándose
con su situación.
17. Instruya a los colaboradores en cómo
comportarse si ocurre un robo. No hacer resistencia, obedecer, si no pone en
peligro su integridad puede activar el botón de alarma (debe estar instalado en
el piso o pared cerca a su persona). Después del hecho debe comunicar
inmediatamente a la PNP, al responsable de la administración, para la denuncia e investigación del hecho delictivo.
18. No deje entrar a clientes, proveedores, después
de horas de trabajo, especialmente si se halla solo(a).
19. El guardián debe inspeccionar todas las puertas
del inmueble, antes de retirarse a dormir.
20. Ocurrido el hurto o robo agravado, el guardián
debe cerrar las puertas principales y nadie debe salir hasta que venga la
Policía.
RECOMENDACIONES PARA EVITAR LOS HURTOS DE LOS EMPLEADOS O COLABORADORES.-
Unos cambios de política y ajustes
sencillos a las operaciones diarias de tu negocio, podrían dificultar mucho más
los robos cometidos por empleados. Considera lo siguiente:
- Tareas como emitir cheques, hacer depósitos,
administrar inventarios y conciliar cuentas deberían mantenerse separadas.
Pon como requisito una segunda firma para el pago de cheques que sumen más
de $500.
- Las personas que tienen acceso a los libros
contables de la compañía o responsabilidades de compras/pagos deberían ser
monitoreadas. A tales empleados solamente se les debería otorgar el acceso
necesario para desempeñar sus tareas.
- Alterna las tareas entre empleados siempre que
sea posible.
- Revisa cuidadosamente todas las anotaciones en
el libro diario y mantente alerta a grandes números de anotaciones
innecesarias.
- Considera contratar a una empresa de
Contadores Públicos Certificados (CPA, por sus siglas en inglés) para que
realice una auditoría anual.
- Exige a los empleados que usen contraseñas
para tener acceso a computadoras o redes y haz que cambien sus contraseñas
mensualmente. Los empleados deberían cerrar sesión en la computadora
siempre que se alejen de sus escritorios.
- Asegúrate de realizar copias de respaldo de
los registros contables y guárdalas fuera de la propiedad. Si después piensas
que alguien ha estado haciendo cambios en los libros, podrás llevar a cabo
una comparación minuciosa.
- Lleva a cabo de manera habitual auditorías de
inventarios de toda la propiedad. A tu compañía quizá le convenga contar
con un auditor independiente si tu inventario es particularmente grande o
el número de empleados es pequeño.
Seguridad para
proteger tu propiedad
Tú confías tu propiedad a tus
empleados, pero eso no significa que no puedas mantener niveles de control
adicionales. Aquí te decimos cómo:
- Considera utilizar un sistema de llave de
tarjeta o sistema digital de Número de Identificación Personal (PIN, por
sus siglas en inglés) en lugar de una llave o cerradura tradicional. Ambos
te otorgan más control sobre quién tiene y no tiene acceso a tu negocio y
ambos proveen más información con respecto a cuándo y cómo se tuvo acceso
a tu propiedad.
- Si utilizas un sistema tradicional de llave y
cerradura, mantén el control sobre el acceso a las llaves del edificio.
Guarda las llaves y no las tengas disponibles para que cualquier empleado
las utilice. Guarda todas las llaves extra bajo llave.
- Asegúrate de que todas las llaves de la
tienda, del almacén y de la oficina sean del tipo que no se puede duplicar
sin la llave maestra.
- Guarda un registro preciso de aquellos
empleados a quienes se les ha asignado llaves. Esto disminuirá la
probabilidad de que desaparezcan llaves, pero también ayudará a la policía
en caso de que alguna vez fuercen la entrada a tu negocio.
- Piensa en cambiar tus cerraduras o reemplazar sus llaves y cilindros cada vez que un empleado renuncie o sea despedido.
RESPONSABILIDADES
DE LA CUSTODIA DEL LOCAL Y/O ENSERES DE LOS CLIENTES INTERNOS Y EXTERNOS.
El agente principal de la seguridad del Local
Institucional es el portero o guardián que se encarga de observar el ingreso y
egreso de las personas. Para ello debe tener obligatoriamente un registro de
visitas y/o ocurrencias. En segundo lugar la responsabilidad funcional es de la
administración, quien debe hacer saber al personal sobre el protocolo de
seguridad. Se recomienda la charla de 5 minutos con todo el personal, por lo
menos una vez a la semana. La responsabilidad de supervisar y controlar el manejo
económico es del Administrador o jefe de seguridad.
Las pertenencias dejadas por los clientes no pueden
perderse dentro de las instalaciones y para ello se requiere contar con un
personal idóneo, atento, honrado y comunicativo. Debemos ofrecer garantías de
custodia de las cosas puedan olvidarse los clientes (sacos, carteras,
celulares, etc.). El Personal de la portería y de limpieza, cuando termina un
evento, deben verificar las instalaciones. De encontrar algo que no es del
club, se hará llegar a la administración.
Es muy importante generar confianza de los clientes. Una tarea que se logra, con un servicio excelente, una oferta
gastronómica deliciosa, atención inmediata, buen trato, una atención personalizada y también con medidas de
seguridad que garanticen al máximo, la
tranquilidad de los comensales y/o clientes,
mientras disfrutan su estancia.
Es estratégico encargar la aplicación de las
medidas de seguridad a una persona clave del equipo. Una persona que mantenga su atención
en todas las actividades y que compruebe que todo esté en orden. También que gestione cualquier problema que surja
durante los servicios. Aunque todo el personal debe estar al tanto
de las acciones a realizar, es muy importante que haya alguien quien las
lidere. Para ello la responsabilidad directa debe ser la administradora y/o
cajera.
Mantener la comunicación
con los vecinos y la policía de la zona. Es importante conocer cualquier irregularidad que
suceda. Para ello es muy útil mantener una comunicación constante con los
negocios vecinos, quienes podrían
alertarnos de ladrones o cualquier peligro latente en la zona.
También con las autoridades locales quienes pueden decirnos de primera mano,
cómo evitar a los ladrones y qué hacer cuando roban en nuestro local.
Recordar que los comensales y asociados, buscan
ambientes seguros y que ofrezcan una atención profesional. Esto también incluye
al equipo, pues mientras más armonía haya durante sus jornadas,
trabajarán mejor y todo se reflejará en los beneficios.
FUNCIONES DEL
PERSONAL RESPONSABLE DE LA SEGURIDAD.-
Se recomienda capacitar a todo el personal de
servicios y administrativos para el fiel cumplimiento del presente reglamento.
De igual manera elaborar un gran reglamento
administrativo, donde se incluya este reglamento de seguridad contra
hurto/robo, la de seguridad alimentaria y de salud, deberes y obligaciones
laborales y descripción de responsabilidades según el puesto de trabajo.
Lima 21 de mayo de 2020.
JUSTO PONTE CRUZ
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